Ø          Calendrier des permanences :

En pièce jointe.

Ø          Point sur la fête de la musique :

Concernant notre manifestation nous avons eu que des échos positifs, surtout sur le groupe « courant d’air » qui a été très apprécié.

Bilan financier de cette journée :

Nous sommes partis avec un fond de caisse de 750 €. Les recettes du jour s’élèvent à 1314,30 € et les frais généraux à 1059,28 €. C’est donc la première année qu’un bénéfice se dégage de cette manifestation, et l’absence du repas du midi et le fait qu’il n’a pas fallu payer de moyen de transport pour le podium y contribuent largement.

Etant donné que les années précédentes aucune association partenaire n’a été imputée des précédents déficits et que le comité a supporté seul ce poids financier, cette année le bénéfice sera entièrement reversé à notre association pour un investissement en vue des futures fêtes de la musique.

Exceptionnellement et pour les remercier de leur prestation, le CGM s’engage à prêter le podium, avec chèque de garantie, au groupe « Courant d’air » pour une de leur représentation.

Ø          Point sur les travaux effectués et en-cours :

Tous les travaux sont en stand-by pour l’instant car la haute saison approche et nous n’allons plus trop être disponibles pour leurs exécutions.

Rappel sur les travaux à effectuer :

      Coller les boutons de mise en marche des parasols chauffants, il faut acheter un bouton pour remplacer celui qui a disparu,

      Continuer l’inventaire du matériel,

      Vidanger et faire tourner les groupes électrogènes,

      Faire les fiches techniques et des caisses en bois pour les perco,

      Prévoir 1 soufflant électrique,

      Racheter des ampoules 300 W pour les spots (en prévention),

      Prévoir achat d’une machine à churros et d’une machine à glaçons,

      Prévoir achat de sangles à cliquets et des cordes,

Ø          Point sur l’investissement :

      Le podium est enfin livré,

      Achat de tuyaux gaz,

      De brûleurs pour la poêle à paëlla,

      De deux chauffe saucisses,

      De deux frigo,

      D’un tourne broche,

      De deux chapiteaux 18m²,

Ø          Point trésorerie :

Nous sommes passés de 65 à 173 réservations en 3 mois, Le Chiffre d’Affaires net est de 8150 € avec 2700 € de remises aux associations du village.

Notre solde en banque est de 1457 €. Nous avons fait beaucoup d’achats au deuxième trimestre d’où cette forte baisse de trésorerie mais les choses vont se rééquilibrer dans les mois à venir notamment en juillet/août car ce sont des mois où il y a beaucoup de réservations.

Ø          Communication du bureau :

Un petit tour de table s ‘impose pour régler quelques problèmes internes au Conseil d’Administration.

Une mise au point sur la convention semble nécessaire car beaucoup d’adhérents ne lisent pas la convention et disent ne pas être au courant des indemnités lors de la casse de matériel, des horaires de permanences, et d’autres encore. C’est pourquoi il faudrait juste leur expliquer les grandes lignes de cette convention avant de leur faire signer.

Franck et Odile devront ce concerter pour la gestion de la trésorerie. Une gestion plus rigoureuse de la caisse doit être mise en place.

Il faut faire attention aux adhérents qui naviguent un peu trop librement dans le local et notamment dans le bureau. La suggestion d’une ligne délimitant une zone de confidentialité est intéressante.

Nous allons être obligé de revenir à une gestion plus drastique des sorties de matériel. En effet les adhérents se servent eux mêmes au lieu d’attendre leur tour de passage. L’obtention du nouveau local ne se fera pas cette année, il ne faut donc pas compter sur ce changement pour trouver un système obligeant les adhérents à attendre leur tour, pourquoi pas un système de chicane à l’entrée.

René propose de garder la base de données des adhérents pendant une durée de 3 ou 4 ans afin de limiter la consommation de papier et le travail rébarbatif de remplissage de formulaires.

Les secrétaires prévoiront un courrier pour M. PENNSSOT concernant le chèque refusé et demander un paiement en espèces.

Une petite suggestion concernant la location du pot à sangria. Ce matériel est exceptionnellement autorisé à sortir le lundi afin que les adhérents puissent faire macérer leur mixture.

Eric devra mettre en ligne sur le site Internet un rappel concernant les horaires de permanences.

Demander à ALTRAD un bordereau de prix pour les pièces du podium, au cas où quelqu’un perdrait une de ces pièces.

Pour le podium la location se fera uniquement aux associations. Le prix de location est fixé à 500 € avec un montant de garantie de 5000 €. Une attestation d’assurance devra obligatoirement être fournie par l’adhérent.

Il faudra penser à modifier le contrat d’assurance, notamment pour assurer le nouveau local et le podium.