Ø          Calendrier des permanences :

En pièce jointe.

Ø          Point sur les travaux effectués et en-cours :

Nombre de petits travaux ont été réalisés et merci à tout le monde d’y avoir contribué. Petit rappel des travaux terminés :

      Les boutons des parasols chauffants ont été collés par Jean-Claude,

      Jean-Claude a aussi refait des goupilles pour le portique lumineux,

      Franck a réparé la rallonge électrique de 25 mètres,

      René a scanné toutes les notices du matériel. Ces dernières ont été mises en ligne sur notre site Internet par Eric.

      Eric a complètement nettoyé les toilettes mais il y a un problème avec les joints de la chasse d’eau qui coule sans arrêt.

      Serge et Michel B ont fait tourner les groupes électrogènes et effectué quelques réparations. Vidanger les groupes ne semblait pas nécessaire.

Travaux restant à faire :

      Continuer l’inventaire du matériel,

      Caisses en bois pour les percolateurs,

      Prévoir 1 soufflant électrique,

      Racheter des ampoules 300 W pour les spots (en prévention), et des gélatines,

      Racheter des ampoules pour les guirlandes,

      Prévoir achat d’une machine à churros et d’une machine à glaçons,

      Prévoir l’achat de petite ficelle autre que de la ficelle en nylon,

      Trier les chapiteaux (notamment 18m²) et réparer les barres tordues si possible,

Ø          Point sur l’investissement :

Il n’y a pas eu trop d’investissement ce trimestre. Les achats ont porté sur de la vaisselle et un chapiteau 18m². Achats nécessaires après la perte et la casse de ces derniers mois.

Franck a prévu l’achat d’un écran de 7m² sur lequel on pourra retransmettre des vidéos ou photos à l’aide des vidéos projecteurs. L’achat se fait auprès de Monsieur BAUDIN pour un coût d’environ 90 €.

Ø          Point trésorerie :

Au 02 octobre 2009 nous comptabilisons 232 réservations pour un total de 14 600 €. Notons que pour l’année 2008, nous avions enregistré 267 commandes pour un total de 15 100 €.

Toute la comptabilité se trouve désormais sur un fichier dans l’ordinateur du local. Ce fichier est disponible à tout membre du Conseil d’Administration mais est protégé contre l’écriture et les modifications.

Alex félicite ce changement et souhaiterait que toutes les factures et autres documents du CGM restent dans le bureau du local pour ainsi re-centraliser toute la documentation et éviter les possibles pertes de documents chez les uns et chez les autres.

Ø          Communication du bureau :

Après la mise en ligne des notices explicatives, les masters (livrets de mode d’emploi) sont en cours de création. Ce livret sera proposé aux adhérents lors de leur réservation. S’ils l’acceptent, il apparaîtra donc sur leur facture avec une valeur de zéro €uro. Cependant en cas de perte, de vol ou de détérioration, une indemnité de 10 €uros sera réclamée.

Nous avons rencontré un problème lors du retour de matériel de Mme OGIER. La réservation comptait en outre 13 packs de verres à pied et il en est revenu que 10. En plus de cela il y avait 36 verres de cassés. Mme OGIER s’est donc vu facturer 36 € d’indemnité de casse et nous lui avions envoyé deux courriers lui demandant de passer au local pour régler les 36 autres verres manquants. Au jour d’aujourd’hui, nous sommes toujours sans nouvelle de sa part. Eric est d’avis de faire intervenir un service de recouvrement de créance. Après vote, la majorité du conseil d’administration est contre, aucune suite ne sera donc donnée.

Un litige sur le paiement de la location de M. PENNESSOT est toujours en cours. Le recouvrement de la créance par un organisme extérieur est envisagé mais comme pour la problématique précédente, le conseil d’administration vote contre. Aucune suite ne sera donnée. Dans le futur, il sera exigé des règlements uniquement en espèces.

Avec les fortes pluies de ces derniers jours, le chapiteau 60 m² est revenu mouillé. Attention ce matériel nous a coûté cher et il commence à s’abîmer, en effet des taches marrons apparaissent sur la toile.

Début 2011, nous espérons récupérer le local adjacent au nôtre. Dans cette optique il faudrait demander à la mairie de bien vouloir remettre l’installation électrique aux normes et pourquoi pas demander l’installation d’un faux-plafond. Ce local sera principalement destiné à l’accueil physique des adhérents. Une petite partie sera réservée au stockage de matériel peu volumineux.

L’ancien local sera bien évidement conservé pour le stockage du matériel. L’actuel bureau sera transformé en atelier de tests notamment pour la sono.

Un petit nettoyage a été fait sur le bureau de l’ordinateur (bureau Windows) Les raccourcis les plus utilisés se trouvent dorénavant au centre de l’écran et les autres applications ont été déplacées sur les côtés.

Le classeur où se trouvent les Conventions de Mise à Disposition devient vraiment étroit. Un classeur de plus grande capacité est indispensable.

Début 2010, il serait bien d’agrafer ou d’imprimer au dos de la réservation une feuille récapitulative des Indemnités dues en cas de perte ou de casse de matériel afin d’être sûr que les adhérents aient bien pris note des montants à rembourser en cas de litiges.

Une réévaluation de ces indemnités a été votée. Pour exemple un verre coûte réellement 1,30 € (prix métro) au CGM et à ce jour nous prenons 1 € en cas de casse. L’indemnité corrigée fixe ce montant à 2€. Une réévaluation de toutes les indemnités devra être mise en place pour le début d’année 2010.

Alex remercie René qui est allé mettre en place la sono pour la cérémonie de remise de médailles des pompiers de St André.

Fin 2010 ou début 2011, nous prévoyons d’organiser une soirée. Celle-ci comprendra simplement un spectacle visuel avec de la danse entre chaque représentation. Nous mettrons à disposition des petits fours et de la boisson (champagne + sans alcool). Aucune autre sorte de nourriture ne sera vendue. Il faudra donc prévoir un budget minimum pour couvrir les frais engagés afin d’éviter les pertes.

Monique et Pierre prennent la parole pour exprimer leur désarroi face à l’accueil que nous réservons envers certains adhérents. En effet ils trouvent que notre attitude n’est pas très commerçante. Nous devrions faire d’avantage d’efforts pour que notre accueil redevienne ce qu’il était quand le comité n’était alors qu’une petite structure avec peu d’adhérents et peu de locations à l’année. Monique était même prête à quitter notre association. La raison reprenant ses droits Monique reste au C.G.M. et exprime aujourd’hui son point de vue en espérant que ses remarques amènent un changement positif sur la qualité de notre accueil. L’équipe rebondit sur ses remarques quelques peu justifiés en précisant que le CGM n’est plus la petite structure d’auparavant et que suite aux litiges que nous avons connus ces derniers temps nous nous devions d’êtres plus fermes avec nos adhérents. Toutefois nous avons tous pris bonne note des remarques formulées par Monique et Pierre et nous essayerons de nous améliorer d’avantage.

Nous avons reçu la démission de Mylène GRAS qui quitte le CGM pour raisons personnelles.

Ø          Questions diverses :

Néant.