RAPPORT D’Activite & MORAL 2008

Réunions de Conseil d’Administration :

Durant l’année 2008 il y a eu 4 conseils d’administration répertoriés comme suit : Les 04 avril 2008, 27 juin 2008, 26 septembre 2008, 19 décembre 2008.

 Porte Ouverte : Le 05 juillet 2008 :

Cette journée s’est bien déroulée, elle a été clôturée par le repas de l’amitié. Cette manifestation sera renouvelée le 04 juillet 2009, de 10 heures à 12 heures, au local.

 Forum des Associations du 06 septembre 2008 :

Cette année et pour la première fois, nous n’avons pas participé au Forum des Associations car très peu de personnes nous rendent visite lors de cette journée et personne n’était disponible pour tenir un stand.

Nouveaux horaires pour les permanences :

Retrait et restitution du matériel :   Lundi & vendredi de 18 h00 à 19 h00,

Réservations :      Samedi de 10 h à 12 h.

Nous insistons sur les réservations qui se font uniquement le samedi matin au local. Aucune réservation ne sera faite par téléphone ou mail.

L’investissement en matériel a encore été important cette année :

      4 faitouts de différentes capacités,

      4 chapiteaux 18m²,

      2 barbecues à charbon,

      1 crêpière à gaz,

      2 chauffe saucisses électriques,

      2 globes en verre pour les chauffe saucisses,

      2 micros pour le chant,

      4 éléments en aluminium pour le portique (supports spots),

      Différentes connectiques pour la sono,

      Mallettes pour ranger les connectiques,

  A cet investissement s’ajoute quelques frais de fonctionnement, nous avons entrepris le réaménagement du bureau notamment en réorganisant et renouvelant le mobilier, en faisant des travaux de tapisserie, de peinture des murs et du sol, d’habillage du plafond avec de la frisette et en installant de nouveaux éclairages. Cette réfection était nécessaire pour accueillir nos adhérents dans de bonnes conditions.

Nous avons aussi entretenu et réparé du matériel qui était revenu endommagé notamment les enceintes de la sono et les parasols chauffants.

Nous avons également dû nous séparer de matériels anciens et encombrants qui sortaient peu. Nous les avons mis en déchetterie ou en avons fait don ou les avons vendu pour 1 €uro symbolique. Voici la liste des matériels sortis :

      1 Lave vaisselle professionnel,

      2 chapiteaux 36 m²,

      2 anciens chapiteaux 18m²,

      2 Tonnelles bar,

      10 tables avec armature lourde,

      1 Congélateur à tiroirs.

Comme l’année dernière, nous avons rencontré quelques problèmes de pertes ou de casse de matériel qui ont été solutionnés. Toutefois ces litiges nous ont obligé à mettre en place une nouvelle convention de mise à disposition dont voici les grandes lignes :

« Les réservations devront être entièrement réglées au moins 15 jours avant la sortie du matériel. Ce qui équivaudrait à la confirmation ferme et définitive de la réservation. En cas d’annulation ou de diminution de commande, un délai préalable de 15 jours serait demandé à l’adhérent sous peine de maintien et d’encaissement de la réservation initiale. »

« Toujours concernant le règlement des réservations, le chèque de caution ainsi que le chèque de réservation devront être au même nom, à savoir celui de l’adhérent qui loue le matériel. »

« Les adhérents devront prévoir les moyens logistiques adéquat au transport et à la manutention du matériel. Les bénévoles de l’association ne supporteront pas cette tâche. »

Nous vous rappelons que le CGM a signé une convention avec la mairie de Saint André de Corcy et qu’à ce titre nous devons laisser le passage libre devant le local et qu’il est prudent de bien faire respecter cette clause lors de nos week-end chargés en sortie de matériel.

 Cette année encore le nombre de réservations a augmenté et nous sommes de moins en moins de bénévoles pour assurer les permanences. C’est pourquoi lors du Conseil d’Administration du 27 juin 2008, il a été évoqué la nécessité de restreindre la zone de location à quelques villes et villages se trouvant à l’intérieur de la communauté de communes. Cette zone se délimite notamment par :

      Ambérieux en Dombes,

      Birieux,

      Civrieux,

      Cordieu,

      Lapeyrouse,

      Mionnay,

      Monthieux,

      Rancé,

      Saint André de Corcy,

      Saint Jean de Thurigneux,

      Saint Marcel en Dombes,

      Saint Olive,

      Versailleux,

      Villars les Dombes.